Overstappen naar de cloud?

Thuiswerken is anno 2021 steeds normaler. Een van de ontwikkelingen die dit ondersteunt, is werken vanuit de cloud.

Werken vanuit de cloud houdt in dat de programma’s en de data altijd en op ieder apparaat bereikbaar zijn. De data staat als het waren opgeslagen in de cloud. Dit houdt in praktijk in dat de data staat opgeslagen op een server, waar je altijd toegang tot hebt.

Zodra je overstapt naar werken vanuit de cloud, zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. Wij sommen het voor je op.

Wat ga je in de cloud zetten?

De cloud biedt je de mogelijkheid om vanaf elke locatie en elk moment van de dag toegang te krijgen tot je data en programma’s. Je zou zeggen dat je daarom ook het beste alle data en programma’s kan verwerken in de cloud. Dat hoeft echter niet altijd zo te zijn.

Denk van te voren na over waarvoor je de cloud wilt gaan gebruiken. Om dit gemakkelijker te maken kun je het beste eerst je bedrijfsprocessen goed in kaart brengen. Denk na over welke programma’s je nu vaak gebruikt, en welke data altijd toegankelijk moet zijn. Denk ook na over gevoelige data, is het wel zo slim om alle data te verwerken in de cloud?

Gevoelige data verwerken in de cloud of niet?

Wat is de beste oplossing voor privacygevoelige data? Wel of niet verwerken in de cloud? Data leaks zijn in het verleden namelijk nog al eens voorgekomen. 

Grote cloud service aanbieders, zoals Google en Microsoft, doen er alles aan om jouw data te beschermen. Zolang je er zelf ook alles aan doet om je data te beschermen, kun je ook gevoelige data in de cloud verwerken. Doe je dit niet? Dan kan het verstandig zijn om deze gevoelige data niet online te verwerken, in dit geval ben je namelijk compleet afhankelijk van de cloud service aanbieder.

Verwerk de volgende data indien mogelijk in de cloud:

• Data die je wilt back-uppen

• Programma’s waar je vaak mee werkt

• Niet gevoelige data

Denk twee keer na over de volgende data:

• Software die het bedrijf waar je werkzaam bent zelf ontwikkeld heeft

• Gevoelige data

Wat is de beste cloud oplossing voor u?

Er zijn verschillende partijen die clouddiensten aanbieden. Welke hiervan is het beste? Dat ligt volledig aan jouw wensen. Voordat je een clouddienst uitkiest is het dus handig om eerst over je persoonlijke wensen na te denken. Beantwoordt hiervoor de volgende vragen voor jezelf:

• Wat wil je in de cloud kunnen doen (bijvoorbeeld e-mailen, data opslaan, etc)? 

• Zijn er nog specifieke eisen die de branche waarin het bedrijf werkzaam is stelt?

• Hoeveel mag de clouddienst kosten? (Zie hier de Microsoft 365 prijzen)

• Wie bezit de data?

• Hoe belangrijk is de beveiliging voor je?

• Welke ondersteuning verwacht je vanuit de leverancier?

Wil je zekerheid? Ga dan voor een van de bekende cloudoplossingen zoals Microsoft Office 365 of Google G Suite. Vaak bieden cloud diensten de mogelijkheid om een clouddienst te testen voor een bepaalde periode Maak hier gebruik van. Zo kun je kosteloos ondervinden of de clouddienst geschikt is.

Neem afscheid van je huidige ICT oplossing

Zodra je overgestapt bent naar de cloud, kun je afscheid nemen van je huidige ICT oplossing. Voor je definitief afscheid neemt is het belangrijk om een laatste check te doen. Denk hierbij aan de volgende zaken:

• Staat alle (gewenste) data inmiddels op de cloud?

• Zijn alle medewerkers / collega’s op de hoogte van de cloudoplossing?

• Ben je op de hoogte van de hulp die je kan verwachten zodra je vragen hebt aan de clouddienst?

Zo ja, dan is het tijd om officieel afscheid te nemen van de oude ICT oplossing.